Briefing de evento: Qué es y cómo hacer un brief | Spathios

Briefing de evento: Qué es y cómo hacer un brief

como hacer un briefing de evento

¿Tienes en mente la organización de un evento? En caso afirmativo, ¡buena señal! Ten en cuenta que para que salga rodado, es imprescindible saber hacer el briefing de evento. En definitiva, una pequeña guía para que el evento sea un éxito: antes, durante y después. 

Por experiencia, te habrás dado cuenta de que cualquier evento bien organizado da resultados. Y si no piensas lo mismo, deberías. En Spathios lo tenemos claro: La organización es clave.  Pues si tienes un evento entre manos, te recomendamos seguir los siguientes pasos con el fin de elaborar un briefing fetén que te permita hacer realidad el evento de tus sueños. ¿Estás listo? 

¿Qué es un briefing de evento y para que sirve?

Formalmente, un briefing de evento es un documento que refleja de manera clara y concisa la información esencial del acontecimiento. Dicho de otro modo, es una inversión de tiempo, ya que la preparación de este te ayudará a no cometer errores. ¡Qué ojo! equivocarse es humano, pero más vale prevenir antes que curar. Más si se trata de un evento en el cual entran muchos elementos en juego. 

A continuación, te desvelamos los trucos infalibles para hacer un briefing de evento perfecto. Recuerda que sin este primer paso, la organización del evento puede convertirse en un desastre. Así que, sé previsor y toma nota.

que es un briefing de evento

¿Cómo debe de ser el brief?

Esta pequeña guía informativa puede variar en función del sector en el que estés involucrado. No obstante, siempre debes cumplir estos cuatro requisitos:

Sé breve

No te vayas por las ramas, a nadie le gusta. El briefing de evento debe de reflejar brevemente como va a ser la gestión organizativa de acontecimiento.

Recógelo por escrito

Lo escrito, escrito está. No podemos estar más de acuerdo en que todo documento importante debe de estar constatado por escrito, y así se evitarán malentendidos.

Mirada realista

Como más apegado a la realidad sea el briefing, más fácil le será al equipo ponerse manos a la obra. Sé siempre realista con los objetivos y actividades del evento.

Trabájalo en equipo

Afronta la organización del evento con tu equipo, y sobre todo, haz que todos los miembros involucrados tengan constancia de qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.  

como organizar briefing evento

¿Qué información debe contener?

Cada briefing es un mundo, pero si de un evento se trata, hay una serie de datos que no pueden faltar. Es importante que, tanto el organizador como el resto del equipo, tengan la información básica para poder orientar bien su trabajo. Para ello, el briefing de evento es un must.

Para la elaboración de este documento, se puede crear una plantilla y pasársela al cliente para que él rellene todos los campos. Aún así, siempre es mejor hacer una mesa redonda en la que estén presentes el organizador del evento y el cliente. Hablando se entiende la gente, o eso dicen… Si os reunís ambos en un mismo lugar, sin duda se consigue mayor efectividad. Y bien, ¿Cuál es el contenido esencial del briefing de evento?

Objetivo perseguido

Ten presente la finalidad que buscas en el evento de principio a fin. Piensa que todas las actividades a desarrollar girarán entorno a tus objetivos. Estos, especialmente, deben de ser SMART (medibles, alcanzables, realistas, específicos y susceptibles).

Público al que se dirige el evento

Otra aspecto a tener en cuenta es el público objetivo al que se quieras enderezarte. De hecho, es clave para que el resultado final sea todo un éxito. En función del público objetivo o target, se harán unas actividades u otras. Además, será determinante para la elección del mensaje y canales de comunicación.

Descripción de la empresa

Es importante conocer bien la empresa que quiere realizar dicho evento, ya que es fundamental que esta encaje con tu imagen corporativa. Fíjate en su visión, misión y valores para ver si encajan contigo.

Limitaciones o frenos

En todo evento, hay una serie de limitaciones que deben de ser constatadas en el briefing. Por ejemplo, si se hace una presentación de una bebida alcohólica, está totalmente prohibido que atiendan a esta los menores de edad. Aunque parezca una información más que obvia, siempre es mejor que quede recogida en el documento. 

Estimación del budget

Elaborar el presupuesto del evento, no es tarea fácil. Eso sí, es muy importante que el organizador tenga claro cuanto dinero se quiere gastar el cliente en el evento. Esto ayuda a saber qué tipo de cosas puede haber en el evento y de cuáles hay que prescindir. 

Timming

Por último, y no menos importante, cabe saber cuánto tiempo tienen por delante los organizadores del evento. ¡Empieza la cuenta atrás!

¿Dónde organizar el evento?

Una vez hayas realizado el briefing de evento, esta será una de las cuestiones más importantes a plantearse. Si tienes un evento en mente y buscas un sitio para llevarlo a cabo, Spathios es el lugar ideal. En nuestra plataforma encontrarás un sinfín de espacios para eventos de todo tipo, desde fiestas privadas o cumpleaños, hasta aniversarios de empresa o team building. 

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