Cómo y dónde organizar ruedas de prensa de la mejor forma | Spathios

Cómo y dónde organizar ruedas de prensa de la mejor forma

ruedas de prensa

Las ruedas de prensa son vitales para ofrecer información de forma rigurosa y eficienteDesde Spathios somos conscientes de la dificultad que a menudo supone hacer de las actividades y objetivos un hecho noticiable, ya que muchas veces esto implica desvirtuar la calidad de los contenidos. Por este motivo, es necesario que planifiques diferentes estrategias de comunicación en sintonía con la necesidad de los medios. A la vez, estructurar una buena presentación de los objetivos de tu entidad también te permitirá ir construyendo un fondo documental de todas tus actividades que, a largo plazo, será efectivo y te ayudará para ofrecer una información rigurosa. 

En el post de hoy te explicamos cómo dónde organizar ruedas de prensa. Ten en cuenta que una rueda de prensa no empieza y acaba en su celebración. Hay todo un proceso previo y posterior que necesita tiempo y preparación. Así que, ¡toma nota! 📝

ruedas de prensa

1. Aspectos a decidir sobre las ruedas de prensa

Tema: tiene que ser relevante y estar bien enfocado. Escoge un único tema central, lo tendrás que desarrollar ofreciendo datos que ayuden a su contextualización. Algunos temas atractivos para los medios pueden ser nuevos proyectos, la presentación de un balance de gestión anual, una campaña de sensibilización, entre otros. 

Quién interviene: conviene que en tus ruedas de prensa intervengan dos o tres personas que estén preparadas para hacer una presentación en público. En cuanto a las intervenciones, tienen que ser ordenadas y que no se alarguen más de 10 minutos por interviniente. 

La estructura: empezará la persona con el cargo más relevante para la empresa y para el contenido de lo que se comunica. Dará la bienvenida a los medios, se presentará y ofrecerá la información más importante. También será la encargada de dar la palabra a las personas que intervengan posteriormente y que desarrollarán otros aspectos secundarios. 

El lugar: el espacio que escojas deberá ser amplio y tendrá que estar bien acondicionado, con lugar donde colocar las cámaras, sillas para sentarse, una mesa para los portavoces y un fondo donde se vea la imagen corporativa de la entidad. También es muy importante que esté bien iluminada. 

Desde Spathios puedes encontrar los mejores espacios para tus ruedas de prensa. Para ayudarte con la elección, te dejamos una selección de las mejores salas en las que podrás realizar tus ruedas de prensa de forma exitosa. 

La fecha: escógela con cuidado. Hacer una rueda de prensa en fin de semana es muy arriesgado, ya que en las redacciones solo suele haber periodistas de guardia. La mejor opción es que escojas una fecha entre semana, sin que coincida con ningún evento importante que le reste importancia ante los medios.  

La hora: la mejor hora para que convoques tus ruedas de prensa es entre las 10 y las 12 de la mañana. Así te asegurarás que podrás dejar tiempo suficiente para que los periodistas de radio y TV puedan elaborar sus informaciones y reseñarte en los informativos del mediodía y la noche. 

Los medios que se convocarán: en ocasiones te convendrá convocar sin distinción y, otras veces, solo a algunos o incluso solo a un medio. Es algo que se debe estudiar con anterioridad y ser relevante en el plan de comunicación.  

2. Redactar notas de prensa

La nota de prensa es un documento donde ofrecerás información a los periodistas como si fuera una noticia. Te recomendamos que no tenga una extensión superior a dos folios, que la información esté bien estructurada y que se incorporen gráficos en el caso de que haya datos. Por último, este documento debe llevar un titular y poner claramente en la parte superior «Nota de prensa». 

3. Redactar y enviar convocatorias para ruedas de prensa

La convocatoria de prensa es un documento sencillo que se tiene que enviar por correo electrónico con 48 horas de antelación en las redacciones de los medios. En él debes anotar el tema de la rueda de prensa, día, hora, lugar, quién interviene y qué se explicará.  

Una vez enviada, haz una ronda de llamadas para garantizar que los medios la han recibido. El día antes de la rueda de prensa, también puedes hacer otra para confirmar la asistencia de los periodistas, y animar a los que estén indecisos. 

4. Recibir a los medio y controlar el acto

Es importante que la persona responsable de comunicación de la entidad reciba a los periodistas a medida que lleguen en el lugar donde se les ha convocado. Será la encargada de decir donde se tienen que instalar las cámaras, los micrófonos y resolver dudas.  

Al comenzar el acto encárgate de entregar las notas de prensa, justo cuando empiece a hablar el primer portavoz, nunca antes de empezar o al finalizar. 

5. Difundir bien la información

Es importante que controles qué medios han asistido al acto informativo y cuáles no. Al acabar la rueda de prensa, haz llegar a los medios ausentes la nota con una o dos fotografías de los portavoces en el momento de la intervención, identificados y con la imagen corporativa de la entidad de fondo, para maximizar la difusión.

6. Analizar el impacto de las ruedas de prensa

Para finalizar, el responsable de comunicación tendrá que visionar los informativos de TV, grabar los de radio, recuperar las noticias de los periódicos digitales y, el día siguiente, de los periódicos impresos. Conviene que haga una recopilación con todo el material para tener una evidencia de cómo fue la rueda de prensa y prever posibles mejoras en las futuras ruedas de prensa, así como la valoración general sobre la información comunicada y el alcance en contraste con lo esperado para la acción. 

¡Lo dicho!

Si estás buscando espacios para ruedas de prensa, te invitamos a que eches un vistazo a nuestra plataforma. No hay mejor opción que Spathios, aquí encontrarás una gran variedad de salas donde invitar a los medios.     

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