Mejores tips y espacios para la organización de eventos | Spathios

Mejores tips y espacios para la organización de eventos

organización de eventos

La organización de eventos está evolucionando con el paso de los años. A día de hoy ya no basta con tener controlado el diseño, la planificación y realización del acto. Esta base de la organización de eventos ya no es suficiente para realizarlo con éxito.   

En Spathios somos conscientes de ello. Por eso, en el post de hoy, vamos a dejarte uno a uno los pasos imprescindibles para conseguir los objetivos que buscas con tu evento. Además, también te dejamos algunos consejos de cosas que tienes que hacer para lograr realizar tu actividad correctamente. 

Fases y acciones para realizar un evento

Antes de realizar todas las fases, acciones y características propias de la organización de eventos, tienes que plantear tres fases para la organización de eventos, que te ayudarán a tener un esquema mucho más objetivo:

organización de eventos

Acciones de la fase de preproducción

1) Crea un briefing del evento

El briefing es una herramienta que te ayudará a tener una buena gestión del evento. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera… 

Ten en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar a cabo, como puede ser por ejemplo festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc.  

2) Marca los objetivos

Es muy importante saber qué objetivos esperas conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quieres transmitir a los invitados.  

3) Invitados

Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de la organización de eventos es la creación y definición de la lista de invitados, y la creación y difusión de las invitaciones. 

Fuera de la gran variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas deben tener la siguiente información en común:  

Como información adicional puedes añadir un mapa con indicaciones de cómo llegar al lugar, además de un horario de cómo transcurrirá el evento organizado.  

4) Elige el lugar y la fecha del evento

Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que te ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de tus invitados. 

Los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos. 

Por último, analiza los pros y los contras del espacio escogido, como el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc. 

Si no sabes dónde organizar tu evento no te preocupes. En nuestra plataforma podrás encontrar infinidad de espacios perfectos para la organización de tus eventos. Para ayudarte con la selección, te dejamos una recomendación de los mejores espacios para eventos. 

5) Presupuesto

La organización de eventos requiere de un presupuesto, una estimación inicial que te sirva de aproximación para tu balance final. 

Realiza un inventario de todo lo que necesitarás para tu evento y que el espacio no disponga de ello, como equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, el montaje y desmontaje del evento, los carteles, acreditaciones, etc.  

⚠️ No te olvides tampoco de buscar patrocinadores parecidos a tu empresa.

6) Promoción del evento

Una vez hechos todos los pasos generales de la preproducción, tendrás que conseguir que tu público objetivo se entere del evento que estás organizando.  

Convoca a medios de comunicación, consigue a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram… 

💡 Como consejo, manda a la vez algún que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento. 

organización de eventos

Acciones de la fase de producción

7) Planificación y ejecución del evento

¡Todo lo que has planificado para el acontecimiento se hace realidad! Antes del día del evento, haz un ensayo general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es recomendable que tengas una reunión con todos los involucrados para revisar toda la coordinación del evento. 

Acciones de la fase postproducción

8) Evaluación de resultados

Una vez ha concluido el evento, tendrás que evaluar si has obtenido el retorno de inversión que esperabas. 

Además, te recomendamos que envíes a los asistentes una encuesta de opiniones para saber que les ha parecido el evento y si se ha conseguido el objetivo del mismo.  

También puedes aprovechar la ocasión para dar las gracias a los asistentes y a todas aquellas personas que hicieron posible el evento. Este punto es perfecto para incluir tus redes sociales o página web para que puedan seguir en contacto.  

9) Reporte y sugerencias

Haz un reporte y seguimiento de las redes sociales y medios de comunicación para saber el alcance que ha tenido tu evento, cuantas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios… 

Una vez has recopilado toda esta información, podrás realizar una evaluación del evento y un análisis de los resultados obtenidos. 

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¡Lo dicho!

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