Manual de Spathios para anfitriones
Cómo convertirte en anfitrión paso a paso
Paso 1: Regístrate y Verifica tu Cuenta 
El primer paso para empezar a formar parte de la comunidad de anfitriones de Spathios es el registro, un paso totalmente indispensable para poder subir tu espacio.
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Deberás verificar tu cuenta para poder responder a los clientes mediante la plataforma, confirmar la disponibilidad de una solicitud y tomar el control de la gestión de tus reservas
La cuenta se verificará automáticamente una vez hayas introducido los datos de facturación correctamente.
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Paso 2: Inicia sesión
 
El primer paso para empezar a formar parte de la comunidad de anfitriones de Spathios es el registro, un paso totalmente indispensable para poder subir tu espacio.
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Recupera tu contraseña
 
Si has olvidado la contraseña, sigue los pasos para recuperar tu cuenta:
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Paso 3: Sube un Espacio
 
Para subir tu espacio, debes seguir lo siguente:
1. Dirígete a la web de Spathios.
2. Haz clic en tu foto de perfil (en la parte superior a la derecha).
3. Selecciona ‘Sube un espacio’.
 4. Podrás añadir la ubicación, instrucciones de llegada, política de cancelación, divisa, la descripción, precios, aforo, fotografías y horarios.
5. Elabora una descripción que incluya cómo es tu espacio y las características del mismo para crear un contexto atractivo.
6. Resalta tu espacio con fotos buenas y de alta calidad.
7. Haz clic en ‘Continuar’ para avanzar en el proceso.
*Recuerda que debes finalizar y guardar todo el proceso, si no perderás los datos*
Paso 4: Sincroniza tu Calendario 
 

Como anfitrión, tienes la posibilidad de sincronizar el calendario de Spathios con tu calendario personal. Esta útil función te permitirá gestionar todas tus reservas desde una sola herramienta, permitiéndote bloquear horarios de forma automática y simplificar la gestión de tus disponibilidades. 

Actualmente, el calendario de Spathios es compatible con Google Calendar, aunque trabajamos para ampliar esta compatibilidad y ofrecer más opciones en el futuro. 

  • Dirigete a la web de Spathios. 
  • Haz clic en la sección Calendario. 
  • Haz clic en Importar Calendario. 
  • Selecciona el espacio con el que quieras sincronizar el calendario. 
  • Haced clic en Continuar.
 Una vez subido el espacio

Paso 5: Verifica tu espacio

Tu espacio, una vez subido a la plataforma, pasará por nuestro proceso de optimización y verificación. Nuestro departamento de Optimización se encargará de revisar vuestro espacio y contactar contigo en caso de que no cumplan con la política de Spathios. Además, contactarán contigo en caso de que tengan sugerencias para optimizar tu espacio y maximizar tu visibilidad y rentabilidad en nuestra plataforma.
Para saber en qué estado está tu espacio en el proceso de optimización deberás seguir los siguientes pasos:
 
    • Ir a Mis Espacios
    • Podrás ver en el estado en el que se encuentra

      Los estados son los siguientes:

    • Pendiente: Tu espacio está pendiente de validación si lo has editado en algún momento. 
    • Revisión inicial: Tu espacio será revisado y publicado como  máximo en los próximos 2 días laborables.
    • Pausado: Tu espacio no es visible en la plataforma. Por ejemplo: Puedes elegir pausar tu espacio en caso de no estar disponible durante una época del año.
    • Rechazado: Nuestro equipo de optimización rechaza tu espacio porque no cumple con los requisitos de Spathios.
    • Publicado: Tu espacio cumple con todos los requisitos y está visible en nuestra plataforma.
Mis espacios

Paso 6: Edita tu espacio

Si quieres editar la información de tu espacio, puedes hacerlo desde el apartado “Mis espacios” donde encontrarás la opción de elegir qué espacio quieres modificar. Puedes añadir y cambiar todos los datos que desees pero ten en cuenta que las modificaciones se dividen en dos bloques.

  • Información genérica → Hay ciertas características y elementos generales que al editarse se aplican de manera conjunta,  independientemente de la actividad para la cual esté habilitado el espacio, como en los siguientes casos:
     
    • Ubicación
    • Cómo llegar 
    • Características de tu espacio: m2 
    • Política de cancelación 
    • Políticas de Spathios
  • Información específica Asimismo, hay elementos que debes editar de manera individual en función de cada actividad. Estos son:
    • Sobre tu espacio (título, descripción, y reglas)
    • Precios, aforos y extras incluidos
    • Fotografías
    • Horario disponible (horas operativas)
Te comentamos más detalles a continuación:
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Añadir extras

Dispones de la opción de añadir servicios extras en tus espacios. Los extras serán incluidos en el total de la reserva. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos: 

  • Dirígete a la web de Spathios
  • Haz clic en el apartado de "Extras"
  • Selecciona el espacio donde vayas a incluir los extras
  • Haz clic en "Añadir un Extra"
  • Rellena la información correspondiente
  • Haz clic en "Guardar" una vez hayas terminado

Paso 7: Habilita tu espacio

Haz un repaso de las actividades que aceptas en tu espacio. Asegúrate de habilitar únicamente aquellas actividades que corresponden con las posibilidades reales del mismo, puedes habilitar o deshabilitar tu espacio siempre que quieras.

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Paso 8: Gestiona tus Reservas

Descubre cómo gestionar tus reservas de forma rápida y sencilla con el siguiente vídeo. Podrás ver y gestionar todos los detalles de cada reserva en el apartado “Reservas”.

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Mis reservas

Paso 9: Modifica tus reservas

Puedes modificar cualquier detalle, hacer cambios en la fecha, hora, número de personas y etc. De manera fácil e intuitiva.

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Mis reservas

 Políticas de Cancelación

Disponemos de distintas políticas de cancelación, podrás elegir la que más se adecúe en el momento de efectuar el alta: 

Muy flexible
Los clientes pueden cancelar su reserva hasta 24 horas antes de la hora de inicio del evento y recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 24 horas de antelación no son reembolsables.

Flexible
Los clientes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 7 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 7 días y 24 horas antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 24 horas de antelación no son reembolsables.

Estándar 30 días
Los clientes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 30 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 30 y 7 días antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 7 días de antelación no son reembolsables.

Estándar 90 días
Los clientes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 90 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 90 y 14 días antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 14 días de antelación no son reembolsables.
 
Recuerda que todas las reservas están sujetas a la política del periodo de gracia. Spathios proporciona un reembolso completo cuando la cancelación ocurre dentro de las 24 horas posteriores a la recepción de la confirmación de reserva y siempre que el evento no sea en menos de 48 horas.
 
Puedes revisar más detalles sobre las políticas de cancelación haciendo clic en el siguiente botón.
 
 Facturación
 
Sabemos que gestionar y organizar las facturas da mucho trabajo pero para eso estamos nosotros. Te explicamos los dos sistemas de facturación que existen para hacerte la vida un poquito más fácil. El sistema de facturación dependerá de si se trata de un particular o una empresa (o autónomo). Hay dos formatos de facturación distintos que varían en función de la naturaleza del cliente y del anfitrión:
 

Proceso de facturación cuando el cliente es un particular

Cuando el cliente es un particular, se genera automáticamente la factura con el importe correspondiente segundos después de efectuar el pago por plataforma: 

a) El anfitrión factura el 100% del importe de la reserva al Huésped.
b) Spathios genera automáticamente la factura del Anfitrión en concepto de la comisión (14.5%).
 
Pregunta frecuente del Anfitrión:
"No puedo emitir una factura por valor superior al ingreso que recibo en cuenta (emito factura de 100 pero recibo 85.5 (-comisión))."
Repuesta:
En el momento que el Huésped paga en la plataforma ya se emite automáticamente una factura de gasto al Anfitrión en concepto de comisión. De esta manera, el Anfitrión puede compensar y cuadrar con las dos facturas (la generada al Huésped y la recibida por Spathios) de cara a la declaración de IVA trimestral y Renta Anual.
Mis Facturas
Particular

Proceso de facturación cuando el cliente es una empresa

¿Por qué existe esta diferencia de sistemas de facturación?

Las empresas tienen que dar de alta a todos sus proveedores. Si usáramos el modelo previo, la empresa tendría que dar de alta a todos los Anfitriones, y por esa razón la empresa quiere un único proveedor (Spathios). Es por esto que nos obligan a ser nosotros los que les emitimos las facturas.

¿Cómo funciona este procedimiento?

  • Se genera la factura a Spathios del 85.5% (El importe total de la reserva - nuestra comisión). Aquí puedes generar con nosotros una factura o puedes importar tu propia factura a Spathios.
  • Spathios se encargará de facturar al Huésped por el importe total de la reserva.
  • A la hora de generar la factura, podrás ver en “Tu ganas” el desglose:
Desglose
Empresa/autónomo
Mis Facturas
 
Preguntas frecuentes sobre facturación:
 
Si soy un anfitrión particular, ¿tengo que declarar los ingresos recibidos a través de Spathios?
Sí, como anfitrión particular debes declarar los ingresos recibidos a través de Spathios a efectos fiscales.
¿Es posible emitir una factura si no estoy dado de alta como autónomo? 
Sí, es posible emitir una factura como persona física, indicando tus datos personales (nombres, apellidos, dirección completa y DNI) en lugar del nombre de la empresa. Es importante tener en cuenta que si desarrollas esta actividad de forma esporádica, no tendrás problemas por emitir facturas sin estar dado de alta como autónomo. Sin embargo, una vez que tus ingresos superen el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), es decir, cuando tu actividad genere ingresos mayores al salario bruto mensual mínimo establecido en el Real Decreto 231/2020, tendrás que darte de alta como arrendador de espacios en la Agencia Tributaria, utilizando el modelo 036 o 037. Además, al emitir la factura con el IVA y la retención correspondiente, deberás declararlo todo en el momento oportuno. De esta manera, estarás cumpliendo con tus obligaciones tributarias y evitando posibles sanciones en el futuro.
Recomendamos poneros en contacto con vuestro gestor para saber que opción elegir, ya que cada caso es distinto.
 Condiciones de Spathios

 

Comisión
El importe total que percibirás por cada reserva realizada se compone del 85.5% suma de:
 
a) El precio establecido y el número de horas contratadas.
b) Los costes extras (gastos de limpieza, precio extra por persona, etc).

Es importante que tengas en cuenta que dicho precio por hora no es el importe neto que acabarás percibiendo por cada reserva, ya que incluye lo siguiente la comisión de Spathios del 14.5% + IVA.

Comisión

Sistemas de Pago

El proceso de pago de cada reserva recorre las siguientes fases:
a) El cliente solicita una reserva por la plataforma.
b) Revisas y aceptas la solicitud, siempre que cumpla con tus requisitos.
c) El cliente paga el importe total de la reserva, de esta forma, queda confirmada. 
d) Los pagos se realizan mediante la pasarela de pagos de Stripe. Esta pasarela permite automatizar las transacciones de manera segura.
e) Recibirás el pago, mediante transferencia, entre 1 y 3 días laborables después de que se haya realizado la actividad. De esta manera, ambas partes tendréis margen para notificar cualquier incidencia que se haya podido producir.
 
Si quieres consultar los pagos, tanto los pendientes como los ya realizados, puedes hacerlo desde el Historial de Transacciones. Sigue los siguientes pasos para revisar todos los pagos registrados en la plataforma:
1. Haz clic en la parte superior derecha, donde aparece el nombre de usuario, en el apartado ‘Cuenta’
2. Haz clic en el apartado ‘Historial de Transacciones’
3. Encontrarás:
· Transacciones completas Aquellas transacciones que ya se han realizado (con el número de reserva como concepto)
· Próximos cobros Reservas que ya se han formalizado pero aún no has cobrado (podrás revisar la fecha de cobro prevista)
 Centro de resolución
El Centro de Incidencias se ha creado en el caso de que suceda cualquier problema durante la reserva.
 
¿Qué ocurre si alguien daña vuestro espacio?

No podrás solicitar o exigir la constitución de una fianza, no obstante, previo consentimiento del huésped, se podrán aplicar cargos en su método de pago si se demuestran daños en la propiedad, en el mobiliario o en cualquiera de sus anejos por causa imputable a él o a cualquiera de sus asistentes.

¿Cuál es el procedimiento?
Deberás crear una incidencia, en un máximo de cinco días laborables desde la fecha y hora de salida, con un Informe de Daños que demuestre los desperfectos y la cuantía de las reparaciones, aportando pruebas tales como fotos, vídeos, recibos o presupuestos de la reparación.

El huésped tendrá un plazo de 24 horas para dar una respuesta: en caso de conformidad, se procederá a realizar la transferencia a la cuenta bancaria facilitada por el propietario; en caso de disconformidad, Spathios se reserva el derecho de intervenir y determinar la autoría de los daños, pudiendo aplicar un cargo en el método de pago del huésped hasta el límite de ellos.

¿Cómo crear una incidencia?

  • Dirígete a la web de Spathios
  • Haz clic en el apartado de Reservas.
  • Haz clic en Detalles de la reserva.
  • Haz clic en Crear incidencia.
  • Rellena los campos solicitados.
  • Haz clic en Crear incidencia.

Una vez creada la incidencia, podrás revisar su estado en el Centro de Resolución. Para acceder al Centro de Resolución deberás seguir los mismos pasos detallados arriba y clicar en Ir al centro de resolución.

Allí podrás editar la cantidad reclamada, así como subir evidencias tales como fotos, presupuestos o facturas que justifiquen el abono de la cantidad reclamada para cubrir esos daños.

Así mismo, dispones de un chat exclusivo para la incidencia para poder comunicarte con el cliente en todo momento. Una vez el cliente haya efectuado el pago de los daños se transferirá la cantidad acordada a la misma cuenta bancaria y con el mismo procedimiento que el pago de una reserva.

¿Que estados tiene una incidencia?

Cuando crees una incidencia, pasará por los siguientes estados y progresos:

Estado:

  • Abierto: La incidencia está abierta, pendiente de ser aceptada o rechazada por parte del cliente.
  • Cerrado: La incidencia está cerrada, puede haber sido aceptada o rechazada por parte del cliente o anfitrión.

Progresos:

  • Pendiente: Pendiente de ser aceptada por parte del cliente y por lo tanto su estado es Abierto.
  • Aceptada: Aceptada por parte del cliente y por lo tanto su estado es Cerrado.
  • Rechazada: Rechazada por parte del cliente o anfitrión y por lo tanto su estado es Cerrado.

Normativa de Spathios

Desde Spathios queremos asegurarnos de que se cumplen las normativas aplicables junto con los términos y condiciones para proteger a nuestra comunidad. Por eso, hemos restringido ciertas acciones con la finalidad de prevenir cualquier riesgo:

a) Intercambiar los siguientes datos de contacto con el cliente, mediante el hilo de mensajes de la plataforma, antes de que se formalice la reserva: 
               - Dirección del espacio.
               - Datos de contacto.
               - Tarifas.

b) El nombre comercial del espacio en cualquier formato o soporte (imágenes, texto, logo, etc).
c) Material adicional deseado (dossier, fotos, planos, etc). Si quieres compartir cualquier archivo adicional con el cliente, deberás hacerlo mediante el chat de soporte de Spathios.